Optimer salgsprocesser med HubSpot

HubSpot kan bruges til mange ting. Og det er den ideelle platform, hvad end du søger et værktøj til kundeservice, marketing eller generelt et CMS - systemet kan faktisk også være den salgsmakker, du altid har drømt om.

HubSpot indeholder en dedikeret Sales Hub, som varetager alt det, du har brug for, når du vil have succes med dine salgsprocesser. Og i 2023 er det nødvendigt!

Måske drømmer du om at lukke flere deals? Eller om at skabe tættere relationer med kunderne og effektivisere købsoplevelsen?

Det forstår vi godt. Det er målet for de fleste ambitiøse forretninger. Men det er desværre lettere sagt end gjort.

I dag er en salgsproces kompleks. Den starter allerede lang tid før, du lander en ny aftale og strækker sig over bearbejdningen og efterspillet af den. Og uden de rette værktøjer kan det være en stor mundfuld at administrere. 

Kunderne har høje forventninger om, at købsoplevelserne og generelt alt kontakt med en virksomhed skal være behagelig og foregå så gnidningsfrit som muligt. Og det sætter høje krav til dig og din forretning. Derfor har du måske brug for en hjælpende hånd, fordi det er ikke en opgave, du bør varetage alene - slet ikke manuelt.

Det er vigtigere end nogensinde før, at du har fokus på dine salgsprocesser, og hvordan du bedst muligt optimerer og effektiviserer disse for at få den succes, du drømmer om. Det involverer alt fra håndtering af nye deals i en given pipeline, flytning af deals på rejsen mod et vundet salg og den interne koordinering. På den måde giver du dig selv de bedste forudsætninger for at skabe gode købsoplevelser for dine kunder, og du kan samtidig sikre, at ingen information går tabt mellem to stole eller bliver glemt i travlhedens hast.

I dag har mange virksomheder problemer med at strømline og effektivisere salgsprocesser - ikke kun for kunderne, men også internt i virksomheden. Måske kan du nikke genkendende til følgende bekymringer:

• Hvordan husker vi de mange kunder og deres forskellige behov?

• Hvem har ansvaret?

• Hvor langt i processerne er et salg?

• Performer vores salgsteam?

• Hvad gør vi, når en salgsansvarlig er syg eller på ferie? Hvem tager så over?

• Hvordan fordeler vi opgaverne og sikrer os, at ingen kunder bliver glemt?

Det er reelle udfordringer og bekymringer. Og de kan opstå af forskellige årsager, fx hos virksomheder, som ikke har taget aktiv stilling til, hvordan salgsprocesserne skal styres. Eller hos virksomheder som rent faktisk har taget stilling, men ikke fundet det rigtige værktøj til at indfri målene og ambitionerne.

Det var netop problematikker som disse, der i 2017 fik HubSpot til at udvikle en dedikeret løsning, der varetager og håndterer salgsprocesser fra start til slut. Løsningen fik navnet HubSpot Sales Hub.

Sådan hjælper HubSpot med dit salg

Mange virksomheder bruger flere forskellige systemer til styre deres salgsprocesser. Det kan være et e-mail system til at holde kontakt med kunder, et til at organisere pipelines og måske et tredje til rapportering. Og det kan være både tidskrævende, ineffektivt og dyrt.

Heldigvis kommer HubSpot dig til undsætning!

HubSpot har nemlig gjort det til sin helt store mission at gøre livet nemmere for dig, og det er uanset, om du arbejder med salg, marketing, kundeservice eller en kombination herimellem. I dette tilfælde har systemet udviklet en Sales Hub, som giver en række værktøjer, der har til formål at effektivisere og optimere salg. 

En Sales Hub kan bruges alene, men kan også med fordel bruges i kombination med en af de andre Hubs. Eksempelvis kan du kombinere en Sales Hub og Marketing Hub og på den måde sende e-mail marketing automations direkte til dine kunder. Du kan læse mere om de forskellige kombinationer af Hubs, og hvilke der passer bedst til dig her.

HubSpots Sales Hub skiller sig ud fra mange andre platforme med sin dedikation og sit engagement til salg. Platformen udvikler og forbedrer sig konstant, så den altid lever op til behovene hos virksomheder med selv de mest komplicerede og langvarige salgsprocesser. Og det gør det svært at finde en undskyldning for ikke at tage HubSpot Sales Hub i brug.

Sales Hub er både til store og små virksomheder. Den kan tilpasses virksomhedens behov og størrelse.

Måske sidder du i en mindre virksomhed, som har brug for de mest basale værktøjer. Det kan også være, du kommer fra en større virksomhed med flere medarbejdere i salgsteamet og med mange kunder, der kommer igennem hver eneste dag.
Uanset hvad kan Sales Hub formes efter jeres ønsker.

En Sales Hub i HubSpot hjælper dig blandt andet med at holde overblik over kontakter og deals. Du kan bygge din helt egen pipeline med de deal stages, du har brug for. Ved hvert deal stage kan du bestemme, hvad der skal ske med fx specialdesignede og automatiserede workflows. Det kan være, at du har brug for at sende en intern email notifikation til en af dine kollegaer i salgsteamet, når en deal havner i et bestemt stadie. Eller, at der skal sendes en marketing e-mail til kunden med nogle informationer eller en bekræftelse.

I næste afsnit kan du læse, hvordan de forskellige salgsværktøjer fungerer, og hvilke fordele de har for dig.

HubSpot er din salgsmakker!

HubSpot er salgsmakkeren, der holder overblikket og udgør skruen i vandet, når du har mest travlt. Det sker med forskellige værktøjer som fx:

• Deals
• Deal Pipeline
• Forecast
• Tasks
• Documents
• Meetings
• Payments
• Playbooks
• Quotes
• Reports

Samlet giver det dig en værktøjskasse med alt det, du skal bruge til at optimere dine salgsprocesser.

Deals: Opret deals direkte tilknyttet kontakter eller virksomheder
Brug deals i HubSpot til at styre aftaler og spore potentielle indtægter gennem din salgsproces. Du kan knytte deals til de kontakter eller virksomheder, som er involveret i handlen. På den måde tilknytter du de relevante kontaktinformationer og aktiviteter en given aftale. Og det strukturerer din data, så det bliver nemmere for dit salgsteam at finde rundt i aftaler og informationer.

Du kan oprette deals på flere måder; gennem indekssiden for deals, gennem den specifikke record, gennem din Gmail eller Outlook-indbakke eller via et workflow.

1. Opret deals fra indeksiden for deals
Gå til Salg (Sales) > Tilbud (Deals) > Klik på ‘Opret deal’ øverst til højre > Indtast detaljerne i panelet til højre.

I panelet til højre kan du blandt andet indtaste Deal name, Deal owner, Deal stage, Deal amount og det stadie i din pipeline, du ønsker, den skal placeres på. Derudover kan du associere den nye deal med en kontakt eller virksomhed, som den derefter direkte tilkobles.

2. Opret deals fra en specik record (kontakt eller virksomhed)
Gå til en kontakt eller virksomhed > Klik på +Add under deals i panelet til højre > Indtast detaljerne på den nye deal.

Måske har du lige snakket i telefon med kunden, og du sidder derfor allerede inde på kontakten i HubSpot. Når telefonsamtalen er slut, kan du hurtigt oprette en ny deal med de informationer, du lige har drøftet med kunden.

3. Opret deals fra din Gmail- eller Outlook-indbakke
Når du har installeret HubSpot Sales Chrome-udvidelsen, Office 365-tilføjelsen eller Outlook-skrivebords-tilføjelsen, kan du oprette aftaler på dine kontakter direkte fra din e-mail-indbakke.

Med denne genvej er du fri for at åbne HubSpot, når du skal oprette en deal eller en task - det hele kan gøres fra dit e-mail system. Du kan desuden opdatere kontaktoplysninger på en specifik kontakt direkte fra dit e-mail-system. Det er smart! Og det sparer dig for en masse klik, som i sidste ende sparer dig for dyrebar tid.

Flere ser netop integrationen mellem e-mail og HubSpot som et værdifuldt middel til at effektivisere processer, og samtidig mindsker det risikioen for, at du glemmer vigtige informationer undervejs. Du kan opdatere og oprette informationer direkte i HubSpot, mens du sidder ved det. Og du slipper for at skrive huskesedler og at åbne et helt andet program for at overføre informationen - du får det hele ved hånden, og kan løse opgaverne med det samme og endda uden, det kræver mere tid af dig!

4. Opret deals med workflows og slip for manuelt arbejde
En fjerde mulighed for at oprette deals adskiller sig fra de ovenstående, da denne foregår automatisk og helt uden, du skal røre en finger. Den kræver dog en Marketing Hub Professional, Marketing Hub Enterprise, Service Hub Professional, Service Hub Enterprise, Operations Hub Professional eller Operations Hub Enterprise.

Her kan du opsætte et workflow med en bestemt trigger, som i sig selv udløser, at en deal oprettes med specifikke informationer. Du kan endda bestemme i hvilken pipeline og hvilket stadie, den nye deal skal placeres. I forlængelse heraf er det en god ide, at workflowet også indeholder interne notifikationer, som informerer dig eller en kollega om, at der er oprettet en ny deal.

Deal Pipeline: Bevar overblikket

Tilføj nemt dine aftaler, tildel opgaver til dit team og spor dine deals ét sted. I HubSpot kan du oprette en brugerdefineret Pipeline med de salgstadier, du har brug for. Det kan fx være en Pipeline med følgende stadier: Lead, Kvalifikation, Indledende kontakt, Forslag, Vundet og Tabt. Der er mange måder at styre en Pipeline på, og derfor kan en sådan skræddersyes med præcis de stadier, der passer til din forretning, og den måde du / I driver en handel igennem på.

Når du har fået styr på, hvilke stadier du skal bruge, kan du begynde at tage dem i brug. 

Du kan både flytte deals manuelt med en drag-and-drop funktion. Men du kan også opsætte workflows til hvert stadie, så du på forhånd bestemmer, hvad der automatisk skal ske i hvert stadie. Det kan fx være, at en bestemt handling skal udløse, at der overhovedet oprettes en deal. Eller det kan være, at bestemte handlinger udløser, at en deal skal flyttes fra et stadie til et andet. 

Det er helt op til dig.

Forecast: Track salgsteamets vej mod flere salg

Forecast er også en funktion, der hører til Sales Hub i HubSpot. Du kan bruge Forecast til at forudsige omsætningen baseret på sandsynligheden for, at deals ender med et vundet salg. Her er det også muligt at inddele dine deals i kategorier, som du kan justere dit forecast efter uden at miste overblikket over, hvor du er i din salgsproces.

Forecast er et godt værktøj til at præcisere, hvor salgsteamet skal fokusere for at nå månedlige eller kvartalsvis mål.

Før du går i gang, skal du sørge for, at medlemmerne i salgsteamet har den nødvendige adgang til Forecast. Alle adgange til både Sales Hub, de andre Hubs og de enkelte funktioner i hver Hub styres fra Account Setup > Users & Teams.

Med Forecast i HubSpot kan I hjælpe hinanden med at holde overblikket over jeres mål, hvordan udsigterne for at præstere ser ud, og hvor I evt. skal fokusere for at få succes.

Tasks: Hold styr på dine lange to-do lister
Tasks i HubSpot er et simpelt men næsten uundværligt værktøj i en hektisk hverdag. Med værktøjet kan du oprette opgaver til dig selv og / eller dine kollegaer. Opgaverne kan oprettes som påmindelser, hvis du fx skal huske at følge op på en aftale med en kunde. Disse opgaver kan også oprettes automatisk i workflows, hvis en bestemt handling skal udløse en opgave til dig, som minder dig om at tage næste skridt.

Når du opretter en ny task, er der forskellige parametre, du skal udfylde:

• Opgavetitel. Når du opretter en opgave, skal du vælge en titel, der er passende. Sørg for at gøre opgaven så overskuelig og let at genkende samt -kalde for dig selv og / eller en kollega. 

• Type. Der findes 3 opgavetyper: Opkald, E-mail og To-do. Hvis du har en integration til LinkedIn Sales Navigator, kan du også vælge funktionen ‘Send InMail’. 

• Prioritet. Her kan du vælge, om opgaven er af lav, mellem eller høj prioritet. Dette vil fremgå tydeligt i opgaven og vil indikere, hvad der skal reageres hurtigt på. 

• Association. En opgave kan tilknyttes en af dine kontakter eller virksomheder. På den måde er det lettere for både dig selv og / eller en kollega at få et overblik over opgaven og på den måde også tage handling på den. 

• Tildeling. Du kan selv vælge, om opgaven skal tildeles dig selv eller en af dine kollegaer eller hele Teams. Måske drejer opgaven sig om noget specifikt, som kun din kollega har viden om, og derfor skal vedkommende måske også være ejeren af opgaven. På den måde afskriver du den også fra dig selv. 

• Queue. Du kan tilføje opgaven til en eksisterende opgavekø eller oprette en ny opgavekø. Det hjælper både dig selv eller en kollega med at prioritere i en stor mængde af opgaver. Hertil er det også relevant at bruge ‘Prioritet’.

• Deadline. Vælg en dato og et tidspunkt for, hvornår opgaven senest skal være færdiggjort. Det er altid vigtigt med realistiske deadline, når der skal sikres et godt flow i opgaveløsningen. 

• Gentagelse. Med Sales Hub eller Service Hub Starter, Professional og Enterprise har du mulighed for at vælge, hvornår og hvor mange gange en opgave skal gentages. Det kan fx være smart, hvis der løbende skal følges op på en aftale, eller hvis et abonnement skal fornyes hvert halve år.

• Påmindelser. I HubSpot kan du oprette påmindelser som opgaver eller sende en e-mail som påmindelse. Du bestemmer, hvornår en reminder skal oprettes, og hvem den skal sendes til.

• Noter. Her kan du indtaste mere detaljerede noter om opgaven. Fx hvis du har en opgavebeskrivelse, som dine kollegaer er afhængige af for overhovedet at forstå og løse opgaven. Det kan også være en god huskeliste for dig selv. Når man har travlt og mange oppgaver, er det nemt at glemme vigtige detaljer. Noterne kan således betyde øget effektivitet. 

Men hvor opretter du så disse opgaver i HubSpot? 

Der findes flere måder, du kan oprette dem på. 

• Opret opgaver direkte fra Tasks. Gå til Sales > Tasks > Create task øverst til højre > Udfyld de nødvendige oplysninger.
• Opret opgaver på specifikke Records. Du kan oprette opgaver direkte på en kontakt, virksomhed, deal, ticket eller et custom object (custom objects er en del af Operation Hub).

Derudover kan du oprette opfølgningsopgaver. 

Det er nyttigt, hvis du fx sender en e-mail og i samme omgang gerne vil oprette en opgave til at følge op på netop den e-mail om 3 forretningsdage.

Documents: Dit salgsbibliotek
Documents er jeres bibliotek, hvor I kan samle alle de dokumenter, som er nyttige for teamet. Det gør det nemt og hurtigt at tilgå vigtige dokumenter, og I er fri for lede efter dem i øst og vest.

Derudover kan du hente links fra disse dokumenter i HubSpot, som du kan dele med andre.

Meetings: Mødebooking gjort simpel
HubSpot har sin egen mødebooking under Meetings. Her kan du planlægge møder og slippe for de mange e-mails frem og tilbage, når møder skal planlægges. Med mødebooking kan dine kontakter planlægge møder i overensstemmelse med din arbejdskalender. Funktionen kan nemlig synkroniseres med din Google Calendar eller Office 365 Calendar.

I opsætningen kan du selv vælge varigheden af møderne. Du kan fx bestemme, at det kun skal være muligt at booke møder med dig på en varighed af 15, 30 eller 60 minutter. Derefter opdateres mødebookingen efter din kalender, så den kun viser tidsrum, hvor du rent faktisk er ledig og har tid til et møde.

Det betyder, at du blot sender et link afsted til den person, du skal afholde et møde med. Denne person tilgår via linket din kalender og booker et møde, de steder, hvor du er fri - helt uden, at du skal forholde dig til dage og tidspunkter. Du kan også oprette forskellige links til mødebooking, hvis du har forskellige områder. På den måde bliver det lettere for dig at overskue møderne og at tilskrive dem værdi fx ift. forskellige kampagner. 

Linket til mødebooking kan du med fordel gøre til en del af din mailsignatur, så det altid er let for dine kontakter at booke et møde med dig. Des lettere en mødebooking foregår, des flere møder vil du få i kalenderen. Og er du en god sælger, betyder det øget salg.

Payments: Dit betalingssystem
Med Payments i HubSpot kan du indsamle engangsbetalinger og tilbagevendende betalinger fra dine kunder i dit CRM ved hjælp af Quotes eller betalingslinks. Betalingslinks kan deles direkte med dine kunder via e-mail eller chat.

Du kan administrere kundernes købsoplevelse ved at give kvitteringer, betalingsmeddelelser og refusioner.

Der er dog en række krav, du skal opfylde, før du kan bruge Payments i HubSpot: 

• Du skal være Super Admin for at oprette og styre Payments.

• I øjeblikket er Payments kun tilgængelig for forretninger og organisationer lokaliseret i USA, og som bruger en betalt udgave af HubSpot.

• Payments er designet til kunder, der sælger ikke-fysiske varer (fx software, services, events, kurser, indhold, donationer osv.).

• Payments er drevet af Stripe. Du kan ikke bruge en eksisterende Stripe konto, og der kan kun integreres én Stripe konto.

• Værktøjet er ikke understøttet i Sandbox-konti.

For at aktivere Payments i din HubSpot konto skal du gennemføre en ansøgningsproces i HubSpot og bekræfte din identitet hos HubSpots betalingspartner, Stripe. Når din ansøgning er godkendt, kan du begynde at bruge Payments i HubSpot.

Quotes: Send tilbud nemt og hurtigt

Kunder værdsætter en hurtig og effektiv salgsproces, og med Quotes i HubSpot kan du nemt sende et tilbud afsted til kunderne. Du kan oprette tilbud, som du kan dele med kontakter, der er interesseret i at købe et produkt eller en service hos din virksomhed. 

Og meget af det kan endda automatiseres. 

I en Quote kan du nemt integrere et betalingslink, så kunderne allerede ved modtagelse af tilbuddet også kan klare betalingen.

Og hvis du har en integration mellem HubSpot og Shopify, kan du tilføje produkter, der er oprettes gennem integrationen, og som således kommer det til at figurere som Line Items i din HubSpot-konto, hvorfor du let kan føje dem til en quote med den korrekte pris.

Gør arbejdet simpelt med HubSpot Sales Hub

Nu har vi været igennem de mange værktøjer, der eksisterer i en HubSpot Sales Hub. Der er utallige muligheder, og der er rig mulighed for at nørde en masse i, hvordan du kan optimere dine salgsprocesser med hjælp fra HubSpot. For at komme i gang med en Sales Hub, skal du beslutte dig for, hvilken af de 4 løsninger, du har brug for.

Sales Hub findes nemlig i 4 udgaver: 

• Sales Hub Free

• Sales Hub Starter (starter på $45 om måneden)

• Sales Hub Professional (starter på $450 om måneden)

• Sales Hub Enterprise (starter på $1,200 om måneden)

Den første udgave er helt gratis for dig at bruge og indeholder de mest basale tools indenfor salg. Derefter stiger de sidste tre udgaver i pris og antallet af muligheder, hvorfor du med en Sales Hub Enterprise får adgang til samtlige salgsværktøjer i HubSpot.

Med denne tilgang kan du altså teste systemet af og på den måde blive fortrolig med de mest basale værktøjer, før du evt. vælger en betalt udgave af HubSpot Sales Hub. 

Ved du ikke, hvilken du skal vælge? Eller er du i tvivl om, hvordan du bedst muligt kommer fra start med en Sales Hub? Hos MCB vil vi gerne hjælpe dig på vej. Og det gælder uanset, om du allerede er i gang med HubSpot eller er interesseret i at høre mere om dine muligheder med en Sales Hub. 

Tag endelig kontakt til os.